Издательство «Бомбора» представляет книгу специалистов по тайм-менеджменту Глеба Архангельского и Ольги Стрелковой «Удаленка. Экспресс-курс по работе из дома».
События этой весны резко изменили нашу жизнь. Удаленка из приятной дополнительной опции вдруг превратилась в обязательное условие работы. При этом требования к дистанционным специалистам заметно повысились. Теперь как никогда требуются скорость, точность и результативность. Стирается грань между офисом и домом, рабочий день растягивается чуть ли не на полные сутки, всё сложнее оправдывать перед работодателями и клиентами свою полезность.
Каждая из семи глав книги посвящена важнейшему аспекту удаленной работы. Как оставаться собранным и эффективным вне офиса? Как превратить мессенджеры в надежных помощников? Как управлять командой онлайн, не давая сотрудникам расслабиться? Как получать от аутсорсеров максимум результата за минимальные деньги в сжатые сроки? Что делать, когда члены семьи мешают друг другу? Что такое эффективное онлайн-обучение и успешное онлайн-мероприятие?
Книга рассчитана на людей, которым нужно быстро в разы повысить продуктивность своей работы на удаленке. Авторы делают акцент на «большой триаде» самых популярных онлайн-инструментов: мессенджеры, Zoom/Skype, Webinar. К самым большим результатам ведут самые простые правила и приемы. При этом все важные нюансы — современный деловой онлайн-этикет, служебная иерархия в онлайн-коммуникации, «фишки», облегчающие получение денег от клиентов и работодателей, — подробно освещаются. Каждая глава завершается коротким проверочным тестом по прочитанному материалу.
Предлагаем прочитать фрагмент книги.
Планерки и оперативки
Один из основных инструментов поддержания энергетического единства компании — краткие совещания, которые в обиходе называются планерками и оперативками. В разных организациях под этими словами подразумеваются разные вещи. Поэтому уточним терминологию.
Оперативка — краткое совещание, ежедневное или еженедельное, цель которого — выслушать отчеты об исполнении задач, поставить новые цели, произвести управленческие воздействия, ускоряющие работу (похвалу или предупреждение, благодарность или выговор и т. п.), придать заряд бодрости команде на период до следующей оперативки.
Планерка — более продолжительное совещание, еженедельное или ежемесячное, на котором контролируются и ставятся долгосрочные задачи, проверяются ключевые показатели эффективности, в том числе финансовые, доводится до сведения сотрудников новая информация, принимаются решения о выделении тех или иных ресурсов, о расстановке текущих приоритетов.
К планеркам можно отнести также рабочие встречи по проектам. Их задача такая же, как у планерки, но по отношению к рабочей группе проекта, а не к функциональному подразделению.
Глеб Архангельский:
— Из опыта моих клиентов. В поволжском офисе компании «МегаФон» проходило около 30–40 видеоконференций в месяц с количеством участников от десяти до ста человек. Для проведения, например, трехчасового межрегионального совещания сотрудники отделений должны были бы покинуть свои рабочие места на срок от двух до пяти дней. По оценке руководства, организация подобного количества совещаний, даже с усеченным составом участников, потребовала бы затрат на сумму не менее 2 000 000 рублей в месяц с учетом командировочных расходов. Видеоконференции же позволили участникам видеть и слышать другу друга, не покидая офисов. Оперативно обмениваться информацией и мнениями, принимать решения, при этом экономить не только средства, но и огромное количество рабочего времени. В современных условиях всё то же самое можно делать из дома, коворкинга, кафе или отеля.
Далеко не во всех компаниях планерки и оперативки проводятся в четком предсказуемом ритме. Да будет позволена такая аналогия: представьте себе монаха (не важно, какого вероисповедания), иногда совершающего утреннюю молитву, иногда нет, иногда посещающего воскресное богослужение, а иногда не посещающего. Вряд ли его духовный отец одобрил бы такое поведение: несоблюдение ритма, «молитвенного правила», плохо сказывается на духовной жизни подопечного.
То же относится к компании или подразделению, не выдерживающим четкого ритма оперативных совещаний. Работа идет, дело делается, но делается далеко не в полную силу. Другой вопрос, что эти совещания должны быть краткими, отнимающими минимум рабочего времени: ежедневная оперативка — не более 10–15 минут, еженедельная планерка — не более часа. Но проводиться они должны обязательно. Часто ритм проведения планерок сбивается из-за отсутствия сотрудников: кто-то на выезде у клиента, кто-то приболел и работает из дома, а руководитель подразделения вообще находится в командировке. В такой ситуации выручает возможность провести планерку онлайн — часть сотрудников присутствует в офисе (причем не обязательно в одном помещении, можно и со своих рабочих мест), часть — там, где они сейчас находятся вне офиса. Причем современные технические средства проведения онлайн-совещаний позволяют подключаться не только через интернет, но и по телефону, что может быть очень удобно для сотрудников, участвующих в планерке из командировки, автомобиля и т. п. То есть ритмичность и регулярность проведения планерок гораздо важнее, чем то, через какие каналы (онлайн или офлайн) они осуществляются.
Оцените эффективность
Ритмичное проведение оперативок и планерок позволяет, инвестируя пятнадцать минут времени в день и один час в неделю — то есть в совокупности 2 часа 15 минут еженедельно, — экономить до четырех-пяти часов времени на каждого сотрудника в неделю за счет устранения организационных нестыковок, более оперативного выполнения задач, более высокой мотивации на работу.
Итоговая экономия в расчете на подразделение средних размеров (десять-пятнадцать человек) составляет до 40–75 часов в неделю. Нетрудно заметить, что эффективное применение онлайн-инструментов позволяет «добавить» подразделению дополнительного работника, а то и двоих!
Рекомендации гаджет-эксперта Владимира Боднарюка:
Быстрый старт онлайн-контроля
В оперативном управлении небольшими командами весьма ценится скорость реагирования и простота используемых инструментов. Иначе говоря, заставить сотрудника «в полях» найти компьютер и зайти через браузер Internet Explorer будет сложно. Зато перейти по ссылке и нажать кнопочку в смартфоне сможет каждый и в любых обстоятельствах.
Быстрый старт онлайн-контроля для менеджера, то есть человека, который организовывает работу других людей, потребует использования всего двух-трех популярных инструментов:
1. Зарегистрироваться в сервисах Zoom.com, Webinar.ru (для проведения всех видов онлайн-совещаний).
2. Поставить Trello.com (для фиксации всех итогов и контроля работы), для чего требуется лишь электронная почта.
Шаг первый
Организуйте онлайн-собрание. Лучше в Zoom, там видно участников, которые смотрят в свои смартфоны. Если возникнут технические сложности, переключитесь на Webinar.ru. В крайнем случае, используйте конференц-связь.
1. Подготовьте перечень вопросов (обычно они являются списком решений с предыдущего совещания).
2. Создайте мероприятие, скопируйте ссылку, отправьте участникам.
3. Проведите оперативку/планерку, поставьте задачи исполнителям, дайте возможность коллегам высказаться о проблемах, которые могут помешать добиться результата.
4. Продемонстрируйте, что все решения зафиксированы и не потеряются.
5. Завершите собрание, сообщите о дате и времени следующей оперативки, отправьте ссылку на запись.
Шаг второй
Чуть сложнее — зафиксируйте задачи. Лучше всего в Trello, это очень наглядно.
1. Соберите актуальный список запросов, заявок, проблем, предложений.
2. Определите, что будете обсуждать на ближайшей оперативке, составьте повестку.
3. В процессе обсуждения фиксируйте задачи в формате: «Фамилия. Результат. Срок». Сделайте это самостоятельно или надиктуйте секретарю. При использовании Trello нужно просто открыть карточку и добавить чек-лист. После завершения обсуждения можно преобразовать элементы чек-листа в отдельные карточки.
4. Отправьте скриншот с задачами в чат онлайн-совещания.
5. Проконтролируйте выполнение.
Важные дополнения:
1. После проведения первого совещания обозначьте регулярность их проведения. И Zoom, и Webinar.ru позволяют создавать повторяющиеся конференции.
2. Добейтесь понимания того, что вы ничего не забудете. Конференция записана, задачи зафиксированы.
3. Если корпоративная почта у вас с календарями (или все сотрудники на gmail), пригласите сотрудников и через календарь: у них появится зрительное всплывающее напоминание о запланированном мероприятии.
Информационные собрания
Время от времени в компаниях проводятся собрания, которые можно назвать информационными. К ним относится подведение итогов квартала или года, информирование о стратегии и целях на следующий год, вводное совещание при старте нового крупного проекта (например, внедрения корпоративной информационной системы, тайм-менеджмента, стандарта ISO 9001:2008 и т. п.), информирование об изменениях в процедурах, схемах работы, внешних событиях (новации в законодательстве и т. п.).
Задача такого рода собраний — максимально наглядно и понятно донести до сотрудников важную информацию, ответить на вопросы, добиться точного понимания командой своих целей и задач.
Недостаток информационных собраний препятствует внедрению полезных нововведений. Думаю, всем хорошо знакома такая ситуация: допустим, в компании появился новый продукт, процедура, полезный сервис со стороны IТ-подразделения, важные новости по законодательству от юридического отдела и т. п. Каким образом сотрудников информируют об этом чаще всего? Рассылкой информационного письма, презентации, регламента и т. п. Будем откровенны: многие ли сотрудники, перегруженные своими основными обязанностями, находят время и силы как следует ознакомиться с этой информацией?
В результате проект внедрения новой управленческой технологии саботируется, отдел продаж по-прежнему использует неправильные формулировки в договоре, а на вопрос «Какие у вашего подразделения ключевые цели в наступающем квартале?» сотрудник неуверенно отвечает что-то бесконечно далекое от «генеральной линии партии».
Трудно винить сотрудника, который не вник в новый регламент. Но трудно винить и управленца, который не донес этот регламент как следует до своих коллег. Собрать всех в одно время в одном месте очень непросто.
Из опыта клиентов:
Рассказывает Александр Мондрус, управляющий группой компаний MC-Bauchemie-Russia (строительные смеси «Плитонит»):
— В области информационных собраний мы накопили кое-какой опыт. Прошло несколько выпусков моих видеообращений по итогам месяца. Мы записали видеодиск с комментариями по обновленной стратегии. Кроме того, мы активно используем запись изображения рабочего стола компьютера с комментариями. Это очень удобная форма тиражирования презентаций в регионы или для тех, кто по объективным причинам не может быть на совещании.
В этом случае запись голоса, «привязанная» к изображению на экране, позволяет услышать комментарии, которые придают смысловое содержание слайдам и графикам. Иногда эти записи становятся блоками обучающих программ.
Если информационное собрание параллельно с «живым» проведением еще и транслируется онлайн, в нем может принять участие большее число сотрудников. Причем не только тех, кто находится в командировках, но и тех, кто сидит в офисе. Кликнув ссылку на своем компьютере, они могут послушать выступление докладчика, параллельно работая над более простыми делами, вроде просмотра электронной почты и т. п.
Таким образом, вероятность того, что человек прослушает информационное сообщение хотя бы в фоновом режиме, гораздо выше, чем вероятность внимательного прочтения присланного ему регламента. Ведь и телевизор смотрят гораздо больше людей, чем читают книги, не правда ли? Кроме того, благодаря живому голосу, мимике, жестам выступающего и ответам на вопросы слушателей информация становится гораздо более доходчивой, чем в письменном виде.
Наконец, одна из приятнейших возможностей, которая возникает при параллельной онлайн-трансляции информационных собраний, — возможность создать видеозапись. С ней могут ознакомиться сотрудники, у которых не было возможности присутствовать на собрании даже онлайн. В том числе они могут прослушать запись где-нибудь в автомобильной пробке, эффективно используя это бесполезное время.
Кроме того, запись информационного собрания полезно использовать при обучении и адаптации новых сотрудников. Что для нового сотрудника, и так находящегося в состоянии стресса, удобнее, понятнее и эффективнее? Получить для изучения многостраничный документ «Стратегические цели компании» или просмотреть видеозапись выступления первого лица компании с живыми комментариями, демонстрацией слайдов, ответами на вопросы?
